06-20-333-4444 info@konyveles.pro

Elektronikus könyvelés / Távkönyvelés

Az elektronikus könyvelés hozzáadott értéke

Az elektronikus könyvelés, más néven online könyvelés olyan hozzáadott értékkel bír, mely révén a naprakész könyvelés könnyebben elérhető. Példaként vegyünk egy gyakori esetet: a könyvelő felé a havi számlák leadása azért késik, mert a titkárság vár egy konkrét, előző hónapra vonatkozó számlát postán, ami még nem érkezett meg. Emiatt az egy számla miatt késik az összes többi számla leadása is. A távkönyvelés révén azonban nem kell összevárni az összes anyagot: ami megvan, az már azonnal küldhető, könyvelhető. A távkönyveléshez opcionálisan kérhető felhőben történő könyvelés emellett abban is segít, hogy a cégvezető naprakész információkkal rendelkezzen a cég működéséről.

Az opcionális felhő alapú, online könyvelés támogatja:

– a cash-flow elemzés lekérését
– a havonta vagy negyedévente 20.-án fizetendő várható ÁFA lekérdezését – akár hó közben előzetesen is
– a vevők és szállítók folyószámla-egyenlegének követését, azaz a lejárt, vagy most lejáró tartozásokat és követeléseket

Mennyiben kevesebb egy átlagos vállalkozás könyvelése az online könyveléshez képest?

Általában a kisebb létszámú vállalkozások nem igényelnek helyre bejáró könyvelőt. Ebből az következik, hogy havonta, rosszabb esetben negyedévente egyszer viszik át az anyagokat a külső könyvelőhöz. Természetesen ez azzal jár együtt, hogy hó – vagy negyedév – közben egyáltalán nem naprakész a könyvelésük. Ugyan a könyvelő igyekszik tartani a bevallási határidőket (ha ő is megkapja határidőre a számlákat), de mire egy hónap könyvelése befejeződik, addig már majdnem egy hónap eltelt. Hogyan is lehetne így naprakész információkat kinyerni a könyvelésből? Pedig jó, ha tudjuk, hogy a könyvelésnek csak az egyik fő feladata az, hogy a vállalkozás megfeleljen az állami előírásoknak, a másik feladata az (kellene, hogy legyen), hogy támogassa a cég vezetését a döntéseiben.

Ha egy vállalkozás az elektronikus könyvelést választja, az olyan mérvű hatékonyság-növekedéssel ér fel, mintha egy könyvelő nap mint nap bejárna az irodájukba, és minden nap végére lekönyvelné az aznapi eseményeket. Ezen a módon a gazdálkodási eredmények azonnal rendelkezésre állnak, így viszonylag pontosan lehet előrejelezni az eredményességet. Bizonyos esetekben az ilyen előrejelzések konkrét, kézzel fogható megtakarításokban mutatkoznak meg (például az év végi várható eredmény folyamatos monitorozásával optimalizálni lehet a fizetendő társasági adót, ami nem egy kis tétel).

Egy másik eset lehet a hitelfelvétel. A bank ilyenkor főkönyvi kivonatot kér, ám ennek aktuálisnak kell lennie. Ha éppen akkor ilyen nem lekérhető, és várni kell rá néhány hetet, akkor a pénzáram késedelmet szenved.

Hogyan tehető naprakésszé az Ön könyvelése?

Egy lehetséges eljárásrend a következő: Egy alkalmazott, vagy egyszemélyes vállalkozás, kft esetén maga a vezető iktatja (bevételezi) a számlákat, majd beszkenneli őket. A beszkennelés nem kell, hogy időigényes folyamat legyen, mi az irodában például olyan szkennerrel dolgozunk, amelyikbe egyszerre 100 lapot lehet tenni, és másodpercenként kétoldalasan be is olvas egy lapot. A beolvasás után be kell másolni az elkészült fájlokat a célmappába, de ez a lépés meg is spórolható akkor, ha a szkenner egyből oda teszi el őket. A célmappából a fájlok automatikusan szinkronizálódnak a felhőbe, és egyből megjelennek a könyvelő számítógépén is. Az online szinkronizáció révén így a könyvelő ezekkel az anyagokkal azonnal tud dolgozni.

Az ilyen eljárásból más előnyök is származnak. Az egyszer már digitalizált anyagokat nem kell külön elcipelni a könyvelőhöz, az eddig erre fordított ideje most megmarad másra. A könyvelés ugyanis nem igényli az eredeti dokumentumok megtapintását, szemrevételezését. Ez csak egy berögzött megszokás. Pont ugyanolyan minőségű könyvelést lehet vezetni a másolatokból is, mint az eredetikből. Természetesen vannak olyan kényes témák, amiket szemtől szemben akarunk megbeszélni a könyvelővel, de az egyeztetések többségére elegendő szokott lenni a telefonálás is.

Az ügyfeleinknek egyre jobban tetszik a távkönyvelés. A jövőben várhatóan egyre többen fognak áttérni erre az időbarát megoldásra. Ráadásul azoknak is érdemes megfontolni az online könyvelést, akik valamelyik könyvelőirodánk közelében (Budapest XIII. kerület, Budapest VIII. kerület, Solymár, Tatabánya) élnek, mivel a fenti többlettel ők is gazdagodhatnak.

Érdekli az online könyvelés?

06-20-333-4444

 

vagy