Dokumentumkezelő rendszer

Mit is jelent a dokumentumkezelés a könyvelésben?

A dokumentumok kezelése elengedhetetlen egy olyan könyvelőirodának, amelyik elektronikus könyveléssel is foglalkozik. Rendszerezetten kell tárolni az iratokat, számlákat, iktatni kell őket a könyveléshez. Néhány jellemző dokumentum például: a kft-k alapító iratai, szerződései, egy egyéni vállalkozó alkalmazottainak adókedvezmény-nyilatkozatai, vagy egyesületek egyéb bizonylatai. Tisztáznunk kell azt, hogy a dokumentumok kezelése nem váltja ki a papíralapú számlázást, mert annak egyéb törvényi kötelezettségei is vannak, így általánosságban elmondható, hogy a papír alapú iratok megőrzése akkor is szükséges, ha azokból másolat készült, és a könyveléshez a másolatokat használjuk fel.

A dokumentumok elektronikus kezelése azonban számos előnnyel bír a hagyományos papír-alapú nyilvántartással szemben. Például pillanatok alatt előkereshetők az állományból a kívánt másolatok, az elektronikus tárolás révén nem kallódik el semmi, egy ilyen esemény a papírok esetén megkeserítheti az előkereső életét. Általános gyakorlat az, hogy a könyvelőtől visszakapott iratok egy raktárba kerülnek, ahol nem hozzáértő kezeknek kell előkeresni évekre visszamenőleg a most szükségessé váló anyagokat.

Az elektronikus tárolási rendszer ellátja mind a könyvelő, mind a vállalkozás érdekeit. A dokumentumok elnevezése, struktúrába rendezése, segít, hogy a dokumentumait ne csak dátum szerint kereshesse vissza, hanem a célhoz kapcsolódó másféle szempontoknak megfelelően is, ezért a visszakeresés hatékony tud lenni. Külön szeretném kiemelni azt, hogy általunk preferált dokumentumkezelési mód az, amikor az anyagok nemcsak felhőben vannak tárolva, hanem azok oda-vissza szinkronizálva vannak az ügyfél és a könyvelő számítógépének adott könyvtárával. A saját gépen történő keresés ugyanis sokkal hatékonyabb, mint ugyanezt megtenni felhőben.

Hogyan kell elképzelni egy ilyen dokumentumtároló rendszert?

A rendszerbe kétféle módon vihetők be anyagok. Az egyik a már említett szinkronizálás, amikor az ügyfél vagy a könyvelő számítógépén keletkező anyagok automatikusan szinkronizálódnak a felhőbe. A másik beviteli lehetőség a jelszóval védett felhasználói felületbe bejelentkezéssel történhet meg. Kívülről is ezeket az anyagokat csak a kiosztott jogosultság szerint lehet megtekinteni vagy módosítani. A titkosított kapcsolaton keresztüli adatátvitel és adattárolás megfelel egyúttal a GDPR előírásoknak is. (A személyes adatok biztonságával foglalkozó GDPR szabályzat a 2018-as év nagy újdonsága volt a vállalkozások életében.) A dokumentumok (számlák, bizonylatok, szerződések, bérkartonok) időrendi és logikai rendszerben, könyvtárakban vannak tárolva. A szinkronizáció vagy távoli feltöltés egyúttal magában hordja annak a lehetőségét, hogy a cégvezetőknek ne kelljen a könyvelés anyagait személyesen átszállítaniuk a könyvelőhöz, mert a digitalizálást (értsd: szkennelést) meg tudja tenni a cég egy alkalmazottja is az irodában. Ez egy fontos pillére az elektronikus könyvelés szolgáltatásunknak, és ez a lehetőség nemcsak a távoli helyszínen működő vállalkozásoknak adott, hanem Budapest, Solymár, Tatabánya, Túrkeve vonzáskörzetében is, azaz ott is, ahol személyesen is jelen vagyunk könyvelőirodával.

A dokumentumok elektronikus tárolásával az ügyfél maga is élhet. Ha olyan anyagokról van szó, amik segítik a könyvelést, akkor használhatja az általunk nyújtott rendszert, de az itteni tapasztalataival felvértezve saját maga is elindíthatja az önálló dokumentumkezelő rendszerét, bármilyen másféle ügyviteli célok teljesítésére. A jogosultsági szintek (írás-olvasás-módosítás) adminisztrálhatók, így a munkatársak jogosultságai eltérhetnek.